MATERI SIM ESI PER. KE-9

BAB 9

 INFORMASI DAN MANAJEMEN

Sistem komputer sangat penting dalam dunia bisnis dan perdagangan, dan pemahaman tentang teknologi komputer merupakan suatu keharusan dalam memahami sistem informasi.

Yang lebih penting bagi para manajer daripada pengetahuan tentang teknologi komputer adalah pengetahuan tentang sistem informasi yakni sistem yang diciptakan para analis dan manajer guna melaksanakan tugas khusus tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi. Tugas ini berkisar sejak pengolahan data yang sederhana, seperti menyiapkan tagihan kepada pelanggan, hingga kecanggihan analisis yang digunakan para manajer untuk menyiapkan basis kegiatan organisasi.

Untuk itu pengetahuan sistem informasi yang diperlukan manajer dapat diklasifikasikan ke dalam dua kelompok, yaitu :

1.        Pengolahan data bisnis. Sebagian organisasi bisnis mengolah data dalam jumlah yang sangat banyak, serta melakukan berbagai jenis transaksi bisnis. Untuk itu jelas diperlukan pencatatan dan pengolahan transaksi tsb dan kegiatan ini dikenal dengan pengolahan data bisnis.

2.        Sistem informasi manajemen. Para manajer di berbagai tingkatan sering menerima ringkasan laporan transaksi bisnis, maupun data terinci dan ekstensif tentang berbagai kegiatan lain. Untuk itu diperlukan sistem informasi yang ekstensif dan rumit, yang mampu memuaskan keperluan manajer akan informasi.

MENGAPA MEMPELAJARI SISTEM INFORMASI

Selain adanya keharusan untuk mempelajari sistem informasi bisnis berbasis komputer, masih ada dua alasan yang mendorong seseorang mengkaji sistem informasi, yaitu :

1.        Adanya kenyataan bahwa industri teknologi informasi, yang terdiri dari atas industri komputer dan industri terkait lainnya, kini merupakan industri komersial dunia yang paling brnilai. Ia juga merupakan industri yang berkembang paling cepat. Dan merupakan kenyataan, bahwa teknologi informasi telah melakukan transformasi secara besar-besaran atas kegiatan ekonomi dan rekreasi, serta menarik perhatian sebagai fenomena sosiologis yang sangat penting di abad ini.

2.        Adanya kenyataan bahwa industri teknologi informasi telah menciptakan banyak kesempatan kerja bagi mahasiswa bisnis di berbagai bidang kehidupan. Sehingga mahasiswa kini hanya bersaing lebih sedikit dibanding para lulusan masa lalu, hanya karrena kurang menguasai sifat dan implikasi teknologi komputer.

LINGKUNGAN ORGANISASI

Awal kajian yang sesuai dengan sistem informasi adalah analisis tentang lingkungan organisasi. Sesungguhnya lingkungan organisasi sangat menentukan jenis informasi apakah yang harus diberikan oleh suatu sistem informasi, juga tentang bentuk yang diinginkan dari suatu sistem, serta tentang bagaimana suatu lingkungan informasi seharusnya diorganisasi.

Lingkungan organisasi adalah kekuatan-kekuatan ekonomi, budaya dan politik yang mempengaruhi kehidupan organisasi. Termasuk ke dalam kekuatan tersebut : perubahan suku bunga, tingkat inflasi, tingkat serapan tenaga kerja, pergeseran demografis, kebiasaan masyarakat, hasil pemilu serta sejumlah faktor yang mempengaruhi permintaan atas suatu produk, disamping juga berbagai sifat pasar,

Pribadi dan organisasi lain juga mempengaruhi kehidupan suatu organisasi, termasuk didalamnya para pelanggan, para pesaing, para investor dan kreditor, para pegawai yang bersatu dalam serikat pekerja. Masing-masing kelompok tsb akan memberikan informasi disamping juga menyerap informasi dari organisasi. Tambahan lagi lembaga pemerintah selalu memberikan informasi tentang pengaturan (lewat PP) terhadap suatu organisasi selain juga menerima informasi pelaksanaan informasi dari organisasi.

Perlu dipahami, bahwa semakin cepat lingkungan organisasi berubah, maka akan semakin pendek kesempatan bagi suatu organisasi untuk melakukan penyesuaian. Jadi organisasi memerlukan informasi tentang perubahan lingkungan lebih cepat. Secara umum semakin rumit dan dinamis perubahan lingkungan suatu organisasi yang harsu diberikan pada sistem informasi yang dimilikinya.

HIRARKI DALAM  ORGANISASI DAN INFORMASI

Hirarki adalah adanya hubungan antara atasan-bawahan di dalam organisasi, yang menyebabkan adanya rantai komando yang artinya adanya pelapisan atau tingkatan personil dalam suatu organisasi.

Hirarki dalam organisasi mempengaruhi sistem informasi dan struktur hirarki merupakan kerangka dasar disekitar mana sistem informasi diorganisasikan dengan beberapa perkecualian dan tanpa mempertimbangkan jenis informasi lain yang telah ada, maka sistem informasi disusun untuk mengalirkan informasi sesuai dengan hirarki.

Informasi biasanya diringkaskan untuk setiap lapisan dengan cara sbb :

informasi yang dihasilkan oleh suatu unit organisasi digabungkan dengan informasi lain dari lapisan yang bersangkutan dan kemudian dialirkan ke lapisan yang lebih tinggi lagi dan pada lapisan yang terakhir kemudian terjadi penggabungan dengan informasi yang dihasilkan oleh lapisan yang bersangkutan dan selanjutnya dialirkan ke lapisan yang lebih tinggi lagi. Informasi juga mengalir ke arah bawah sesuai hirarki dalam bentuk pengarahan, kebijaksanaan dan pedoman tindakan, jenis informasi ini kurang tercampuri dengan komputer.

Rentang kendali (Span of Control)    

Rentang kendali menggambarkan jumlah orang yang harus melapor kepada seorang manajer. Dengan semakin meningkatnya rentang kendali akan berakibat pada menurunnya jumlah lapisan hirarki pada suatu organisasi. Akibat lain adalah semakin berkurangnya kerumitan organisasi serta berkurangnya biaya manajerial yang disebabkan struktur organisasi yang semakin sederhana serta semakin sedikitnya manajer yang harus diperkerjakan. Namun demikian keunggulan ini akan dilemahkan oleh menurunnya efektivitas organisasi disebabkan munculnya sumbatan informasi dan pengambilan keputusan, dimana seorang manajer diharuskan menerima dan menganalisis informasi serta membuat keputusan terlalu banyak, disamping harus mengarahkan kegiatan bawahan yang terlalu banyak juga.

Ada dua faktor utama yang mempengaruhi kemampuan organisasi untuk meningkatkan rentang kendali manajerial :

1.          Pentingnya hubungan tatap muka dengan bawahan. Karena manajer harus mampu melakukan hubungan pribadi dalam menyelesaikan masalah-masalah lainnya, dan jumlah waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan ini merupakan kendala mendasar dalam menentukan jumlah bawahan atau rentang kendali.

2.          Berkaitan dengan pengendalian dan evaluasi dari kegiatan masing-masing bawahan serta masing-masing subunit organisasi. Kegiatan ini sangat bergantung pada informasi yang disediakan oleh sistem informasi.

Peringkasan informasi

                Peringkasan informasi termasuk pengurangan rinci kegiatan yang harus dilaporkan, sehingga diperoleh perpektif  “gambaran besar” organisasi. Peringkasan diperlukan disebabkan seorang manajer tidak akan mampu menyerap dan menggunakan seluruh rincian data tentang kegiatan unit organisasi pada lapisan yang lebih rendah. Disamping itu analisis yang lebih baik biasanya dihasilkan dari ringkasan kegiatan lapisan lebih bawah sebagaimana dinyatakan dalam ringkasan.

Penyaringan informasi

                Penyaringan informasi menyebabkan setiap lapisan hierarki menjadi instalasi penyaring yang ditambahkan pada ringkasan informasi yang akan disampaikan pada lapisan yang lebih atas. Didalam sistem informasi berbasis komputer, sebagian besar keputusan tentang penyaringan secara formal merupakan bagian dari perancangan sistem dan keputusan ini kemudian dimasukkan sebagai bagian komputer.

                Walau demikian informasi bukan dari sistem komputer juga diringkaskan pada masing-masing level, dan juga dilaporkan kepada lapisan yang lebih atas. Disini para manajer melakukan serangkaian keputusan tentang informasi apa yang tidak akan disampaikan pada atasanya dan mereka melaksanakan keputusan ini dengan cara tidak mengirimkan informasi tersebut.

                Proses penyaringan seperti ini dapat bermanfaat, namun juga dapat menimbulkan bahaya. Di satu sisi hal demikian akan memungkinkan manajer pada lapis bawah meniadakan informasi yang tidak relevan. Disisi lain penyaringan akan berbahaya bagi organisasi apabila para manajer tersebut melakukan penahanan informasi karena alasan tidak senang ataupun karena bias.

KEGIATAN ORGANISASI

Sifat sistem informasi yang diperlukan oleh suatu organisasi sangat bergantung pada jenis kegiatan yang dilaksanakan serta jenis-jenis keputusan yang dibuat oleh pengguna informasi, yang mungkin saja mereka ini manajer, personel teknis dan administrasi. Kebutuhan informasi oleh manajer cenderung bervariasi sesuai dengan lapisan hirarkinya dalam organisasi, sebab kegiatan manajerial cenderung berbeda pada berbagai lapisan.

Kegiatan manajer di berbagai lapis dalam organisasi tertentu cenderung dibedakan dengan cara sistematik sbb :

1.        Manajer lapis terendah :

·         Penyeliaan langsung

·         Review rinci kegiatan

·         Pengendalian operasi

·         Menyelesaikan masalah personil

2.        Manajer puncak :

·         Perencanaan strategis dan jangka panjang

·         Analisis alternatif dan alokasi sumber daya

·         Perumusan kebijaksanaan

·         Review dan evaluasi keseluruhan

·         Masalah-masalah kritis

·         Kepemimpinan dan kegiatan seremonial

3.        Manajer madya : gabungan antara tugas manajer puncak dan lapis terendah.

Keahlian Manajemen

                Sebelum kita akan membahas keahlian manajemen, kita akan membicarakan fungsi-fungsi manajemen. Henri Fayol, ahli teori manajemen, menyatakan bahwa manajer melaksanakan lima fungsi manajemen, yaitu :

a.        Planning (perencanaan)

b.        Organize (organisasi)

c.        Staff (menyusun staff)

d.        Direct (mengarahkan)

e.        Control (mengendalikan)

Semua manajer, apa pun tingkatan atau area bisnis mereka, melaksanakan fungsi-fungsi tersebut, walau mungkin dengan penekanan yang berlainan.

                Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada dua yang mendasar yaitu komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, orang-orang di unit lain dalam perusahaan dan dengan orang-orang d luar perusahaan. Manajer juga memecahkan masalah dengan membuat perubahan-perubahan pada operasi perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.

JENIS KEPUTUSAN DAN KEBUTUHAN INFORMASI

Jenis keputusan dalam tingkatan manajemen dapat dibedakan sbb :

1.        Manajer lapis terendah/muda :

Ø  Keputusannya berulang

Ø  Terstruktur

Ø  Informasi biasanya telah tersedia

2.        Manajer puncak :

Ø  Keputusan tidak berulang

Ø  Tak berstruktur

Ø  Keputusannya tidak diperkirakan

Ø  Informasi belum tersedia

3.        Manajer madya : gabungan antara manajer puncak dan muda.

SUMBER INFORMASI

Sumber informasi dapat sangat bervariasi dari satu organisasi dan organisasi yang lain tergantung pada ukuran organisasi, gaya para manajernya, industri dan teknologinya serta kecanggihan sistem informasi organisasi. Juga sumber informasi bagi manajer berbagai lapisan dapat berbeda diantara fungsi-fungsi yang ada.

Secara umum sumber informasi dapat diperoleh dari :

1.        Informasi dari luar

2.        Informasi komputer

3.        Informasi non komputer.

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

Informasi umum yang diperlukan manajer mengikuti pola yang mendasar pada sifat kegiatan pada suatu lapisan manajerial.

Sebagian besar sistem informasi unruk manajer lapis terbawah didasarkan pada kegiatan operasi dan sistem informasilah yang memproses transaksi kegiatan di dalam organisasi, inilah yang dikenal dengan perancangan dari bawah ke atas (bottom-up design). Sistem pemrosesan transaksi dan sistem informasi lapis terbawah biasanya dikembangkan dengan cara saling berhubungan.

Sebaliknya sebagian sistem informasi untuk manajemen puncak harus memiliki fokus eksternal dan berorientasi pada masa depan. Oleh sebab itu sistem informasi perencanaan harus dikaitkan dengan keperluan manajemen puncak artinya bahwa mereka harus dikembangkan lebih bebas (tidak berkaitan) dari sistem pemrosesan transaksi dan sistem pengendalian operasi.

Syarat utama dari perancang sistem perencanaan pada manajerial puncak adalah pengetahuan tentang proses manajemen dan perencanaan pada lapis manajer senior dan memiliki pengetahuan tentang sistem informasi dan perancangannya.

Sebaliknya perancang sistem lapis terbawah harus memiliki ketrampilan teknis sistem informasi kuat dalam pengetahuan tentang kegiatan operasinya. Pada lapis manajemen madya perancangan sistem sangat dipengaruhi baik oleh sistem informasi puncak maupun sistem pengendalian dari bawah. Sistem informasi perencanaan yang dirancang untuk manajemen puncak harus dapat diperluas ke bawah guna memberikan uraian informasi perencanaan kepada lapis manajemen madya, yang lebih jauh diuraikan untuk memberikan informasi perencanaan yang diperlukan oleh manajer lapis terbawah.

Pada arah lain, informasi pengendalian manajemen terutama berisi peringkasan informasi pengendalian operasi. Sistem informasi lapis terbawah yang banyak berurusan dengan informasi internal tentang masa lalu dan masa kini, harus mampu memberikan ringkasan informasi untuk melayani keperluan manajemen dalam rangaka pengendalian kegiatan manajemen. Pada manajemen madya, informasi pengendalian kemudian lebih jauh diringkaskan untuk melayani keperluan informasi manajemen puncak guna pelaksanaan evaluasi keseluruhan dan peninjauan kembali atas kegiatan operasi. Pada lapis manajemen puncak, informasi dari luar sangat berharga bagi pelaksanaan evaluasi keseluruhan dan peninjuan kembali atas kegiatan operasi.