MATERI KULIAH SIM ESI PERT. KE-4

BAB 4

DATA BASE MANAJEMEN SISTEM

Data base adalah sistem file komputer yang menggunakan cara pengorganisasian tertentu, yang dimaksudkan untuk mempercepat pembaharuan masing-masing record, serta pembaharuan secara serempak atas record terkait, juga untuk mempermudah dan mempercepat akses terhadap seluruh record lewat program aplikasi, serta akses terhadap seluruh record lewat program aplikasi, serta akses yang cepat terhadap data yang tersimpan yang harus digunakan secara bersama-sama untuk dibaca guna penyusunan laporan-laporan rutin atau khusus.

                Manajemen file mengandung arti bahwa data base memiliki suatu tempat yang terstruktur sehingga memungkinkan program untuk menggabungkan berbagai data, record, file yang ada dalam database. Manajemen file ialah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan. Manajemen file harus dipahami oleh pengelola data base sehingga struktur data base yang berisi data, record, file yang ada dalam database dapat memberikan kemudahan bagi pemakai.

Data  diorganisasikan menjadi suatu hierarki yang terdiri dari :

Ø  Data field : unit terkecil dari data

Ø  Record (catatan) : kumpulan data field yang berhubungan

Ø  File : suatu kumpulan catatan yang saling berhubungan.

Data base mempermudah dalam pemutakhiran cepat dari masing-masing record dan dalam pemutakhiran serempak artinya data base memungkinkan adanya suatu entri masukan yang akan dapat memperbaharui semua record yang terkait dengan suatu transaksi secara serempak.

                Mempermudah akses terhadap semua record lewat seluruh program aplikasi berarti bahwa definisi data standar memungkinkan, program aplikasi untuk menunjang aktivitas setiap fungsi manajemen antara lain : manajemen keuangan, manajemen pemasaran, manajemen operasisonal dan manajemen personalia.

                Akses dapat dilakukan secara cepat terhadap semua data yang tersimpan didalam database sehingga dapat memberikan kemudahan ketika membuat laporan rutin atau khusus. Laporan rutin diperoleh setelah periode akuntansi berlangsung dan dapat juga dilakukan kapan saja pada saat saat dibutuhkann selama masa periode tersebut, sedangkan pemrosesan transaksi akan dijaga agar tetap mutakhir. Hal ini memungkinkan sekali karena proses pemindahan file tidak perlu dilakukan di akhir periode, waktu yang diperlukan juga relatif cepat.  Dengan akses cepat yang berkaitan dengan sebuah laporan rutin atau khusus berarti bahwa record-record dijaga agar tetap mutakhir guna menghadapi suatu kondisi yang tidak menentu atau masalah tidak terstruktur, sehingga para manajer dapat dengan mudah memperoleh informasi yang berkualitas ketika menjalankan aktivitasnya. Dan struktur database memang memungkinkan pengembangan cepat bagi suatu program tentang masalah yang tidak terstruktur.

 

STRUKTUR DATA BASE

1.        Struktur database hierarkis : struktur kelompok data dan subkelompok yang lebih kecil lagi menyerupai cabang-cabang pohon.

2.        Struktur data base Jaringan : Struktur ini memungkinkan satu catatan tertentu menunjuk pada catatan lain dalam database.

3.        Struktur data relasional : struktur ini merupakan sekumpulan tabel dan hubungan antar record dilakukan atas dasar nilai-nilai pada suatu data dan record tidak didasarkan pada alamat dalam record.

Tujuan utama dari konsep database :

Ø  Meminimalkan pengulangan data

Ø  Independensi data yaitu kemampuan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data.

KOMPONEN DATABASE

1.        File database.

File ini memiliki elemen-elemen data yang disimpan dalam salah satu format organisasi file database.

2.        Sistem manajemen database.

Suatu kelompok program software yang mengelola database, mengontrol akses terhadap database, menjaga keamanan database dan melakukan tugas-tugas lain.

3.        Sistem antar muka bahasa induk.

Bagian dari DBMS yang berkomunikasi dengan program aplikasi, seperti COBOL dan FORTRAN, yang memerlukan data dari file-file.

4.        Program aplikasi.

Program ini memiliki fungsi yang sama seperti pada sistem konvensional, hanya saja file-file datanya independen dan menggunakan definisi data standar. Ketidak tergantungan (independensi) dan standarisasi membuat pengembangan program menjadi lebih cepat dan mudah.

5.        Sebuah sistem antar muka bahasa alami

Suatu bahasa pertanyaan (query language) yang memungkinkan pemakai mendapatkan keterangan tentang apa saja yang tersedia pada sistem komputer.

6.        Kamus data : pusat penyimpanan informasi data-data dari database yang memuat skema database dan terdiri dari item - item dalam database serta deskripsi serta definisi atribut-atributnya.

7.        Terminal pengaksesan dan pemutakhiran yang online.

Letaknya dapat berdekatan atau berjauhan. Biasa berupa dumb terminal, smart terminal maupun mikro komputer.

8.        Sistem keluaran atau pembuat reportase.

Terdiri  dari laporan  rutin dan laporan khusus.

MENCIPTAKAN DATABASE

Pada prinsipnya menciptakan data base mecakup tiga langkah yaitu :

1. Menentukan kebutuhan data, ada dua pendekatan yaitu :

   a. Pendekatan berorientasi proses

Ø  Tentukan masalah

Ø  Kenali keputusan yang diperlukan

Ø  Deskripsikan kebutuhan informasi

Ø  Tentukan pemrosesan yang diperlukan

Ø  Tentukan kebutuhan data

Ø  Spesifikasi data

   b. Pendekatan model perusahaan

Ø  Buat model data enterprise

Ø  Model data enterprise

Ø  Kembangkan database

Ø  Database

2. Menjelaskan data

    Sistem manajemen database menggunakan istilah-istilah spesifik untuk menggambarkan definisi data yang mereka miliki. Setelah elemen-elemen data yang diperlukan ditentukan, maka dijelaskan dalam bentuk kamus data.

        Kamus data dapat berupa kertas atau file komputer. Jika berupa file sistem kamus data diperlukan untuk menciptakan dan memeliharanya, serta mempersiapkan untuk digunakan. Setelah kamus data diciptakan, penjelasanya harus dimasukan dalam DBMS.

3. Memasukan data

    Setelah skema dan subskema diciptakan, data dapat dimasukkan ke dalam database. Hal ini dapat dilaksanakan dengan mengetik data langsung ke dalam DBMS, membaca dari pita atau piringan, atau menscan data secara optis.

Dalam memilih DBMS perlu beberapa pertimbangan, bukan hanya karena mahal harganya. Ada empat hal yang terpenting, yaitu :

·         Bahasa query

·         Pertimbangan keamanan

·         Biaya tak langsung pemrosesan

·         Kecocokan dengan tipe aplikasi.

PERANAN  DATABASE

        Data merupakan suatu bahan atau sumber yang terpenting didalam organisasi, oleh karena itu organisasi-organisasi dan para manajer perlu untuk memahami  manajemen  data, yaitu suatu aktivitas pengelolaan data  dengan berdasarkan  teknologi informasi.

Apa yang akan dirasakan apabila seorang eksekutif tidak mengerti  komputer  sedangkan dokumen  yang dimiliki perusahaan sangat banyak dan berada dimana – mana, sebagai eksekutif perusahaan  mungkin akan frustasi dan tegang dalam menghadapi kondisi tersebut.

Sebaliknya didalam pendekatan manajemen database, file-file dikumpulkan disuatu tempat umum dengan menggunakan aplikasi paket program tertentu, sehingga data dapat dengan mudah digunakan untuk kepentingan pemakai, sedangkan aplikasi paket program yang sering digunakan adalah sistem manajemen database (Database Management System / DBMS) berfungsi sebagai software pembantu  pengguna database.

Database yang umum dikembangkan dalam pendekatan proses, data dikumpulkan dan disusun sesuai struktur data, dengan demikian dapat memberikan kemudahan didalam pencarian dan mengamankan data untuk kepentingan proses lebih lanjut..

Pemrosesan file meliputi pembaharuan dan penggunaan data-data  untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan, antara lain :

a)        Pembaharuan dan pembuatan database  untuk membantu transaksi bisnis dari  berbagai aktivitas yang membutuhkan perubahan didalam data perusahaan.

b)       Menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi setiap pengguna aplikasi yang menggunakan program komputer.

Pengembangan Aplikasi

DBMS memfasilitasi tugas dari para pemrogram, karena mereka tidak perlu membuat prosedur-prosedur pengendalian data secara detail yang menggunakan program bahan tradisional (seperti COBOL) setiap kali mereka membuat program. Bahkan mereka dapat memasukkan pernyataan manipulasi bahasa data (Data Manipulation Language/DML) pada program-program aplikasinya yang membuata DBMS melakukan pengendalian data seperlunya.

Perawatan Database

Database perusahaan dapat diperbaharuhi untuk menyesuaikan dengan transakai-transaksi bisnis baru dan kejadian-kejadian lainnya. Ini biasanya dilakukan oleh program-program pemroses transaksi dan paket aplikasi pengguna lainnya yang sesuai dengan DBMS. Pengguna dan spesialis–spesialis info dapat pula menambah berbagai tambahan program pembantu yang disediakan oleh DBMS untuk perawatan database.

Modifikasi  Database

DBMS menghilangkan database-database utama perusahaan dari kendali pemakai pribadi dan menggantikan kendali tersebut pada spesialis disebut administrasi database (Database Administration/DBAS) dan karyawan yang lain. Administrasi database memakai DDL (Data Definition Language) untuk membuat dan menspesifikasi isi data, hubungan-hubungan dan struktur setiap database serta memodifikasi spesifikasi data ini bila diperlukan. Kamus data adalah info yang dibatalkan dan disimpan dalam definisi dan spesifikasi database yang diputar oleh DBAS.

Kamus Data

Kamus data telah menjadi alat utama bagi administrasi database, itu merupakan modul software database yang berisi data-data artinya data didalam data, kamus data berisi data-data tentang struktur, elemen-elemen data dan karakteristik-karakteistik dari database-database perusahaan.

                                                                                 

Tipe-tipe Database

Pertumbuhan dari proses distribusi, pengguna komputer dan pendukung sistem keputusan membuat perkembangan atau peningkatan di berbagai database tipe utama. Lima tipe database utama bagi pengguna komputer perusahaan :

a)     Operasi Database Umum

Database ini menyimpan data-data penting untuk mendukung seluruh operasi-operasi perusahaan. Mereka dapat juga disebut subjek area database (SADB), database transaksi dan produksi database.

b)     Pengguna Database Umum

Database ini menyimpan data dan info inti dari operasi pilihan database luar. Mereka berisi ringkasan data dan info yang paling dibutuhkan bagi manajer perusahaan dan pengguna lainnya. Mereka disebut juga database info dan database manajemen. Database-database ini diakses oleh pengguna eksekutif sebagai bagian dari pendukung sistem. Keputusan dan info sistem eksekutif untuk mendukung keputusan manajer.

c)     Distribusi Database

Database ini berasal dari kelompok-kelompok kerja lokal dan departemen pada kantor daerah, kantor cabang, tempat manufakturing dan tempat kerja lainnya. Database dapat meliputi segmen dari operasi dan pengguna database umum.

d)     Pengguna Pribadi Database

Database ini berisi bermacam-macam data yang dikembangkan oleh pengguna ditempat kerjanya.

e)     Database Luar

Akses besar, pemilik database pribadi/bank-bank data tersedia bagi pengguna-pengguna dan perusahaan untuk info komersil dengan membayar. Beberapa dari pelayanan bank data memberikan software untuk membantu pengguna menganalisis datanya.

Database Teks

Database Teks merupakan perkembangan alami dari pemakai komputer untuk membuat dan menyimpan dokumen secara elektronik. Perusahaan besar dan agen-agen pemerintah menggunakan sistem manajemen. Teks database software untuk membantu, membuat, menyimpan, mencari, menerima, memodifikasi dan merakit dokumen serta info lainnya untuk disimpan sebagai teks data.

Hiperteks

Hiperteks adalah metodologi penting bagi konstruksi dan pengguna interkatif dari teks database. Dokumen hiperteks adalah badan/tubuh dari teks bentuk elektronik yang ditandai, sehingga secara cepat dicari bagi pembaca.

Ada beberapa paket software untuk mengembangkan dokumen hiperteks. Salah satu yang paling sering digunakan adalah paket kartu hiper untuk komputer Macintosh Apple. Pada kartu hiper unit utamanya adalah kartu. Dokumen hiperteks berisi timbunan-timbunan/koleksi-koleksi dari hubungan kartu tanda, dengan demikian paket dokumen hiperteks dikenal dengan nama Stackware.

Dari definisi hiperteks berisi teks dan grafis terbatas. Hipermedia merupakan dokumen-dokumen yang berisi bermacam-macam media, termasuk teks, grafik-grafik, video dan lain-lain. Keseluruhan hiperteks dan hypermedia menjadikan dokumen elektronik menjadi popular seperti dokumen tradisional diantaranya buku-buku, majalah-majalah dan koran-koran.

Pertimbangan Manajer untuk Manajemen Sumber Data

Pengguna manajer harus melihat data sebagai sumber penting yang mengharuskan mereka untuk belajar mengatur seperlunya agar menjamin kesuksesan dan bertahan diperusahaannya.

Manajemen database merupakan aplikasi penting dari sistem teknik informasi bagi manajemen sumber data organisasi. Bagaimanapun sumber data manajemen lainnya tetap diperlukan untuk menyeimbangkan beberapa masalah yang dihasilkan dari manajemen database. Antara lain administrasi database, administrasi data dan rencana data.

OPERASI DATABASE

Menurut penggunaanya terdapat dua kelas database, yaitu untuk aktivitas operasi dan aktivitas manajerial.

Secara umum kegiatan operasi memerlukan rincian dari seluruh transaksi yang dilakukan. Pada level lini operasi ini ada atribut kunci dari database, beberapa diantaranya mempunyai relevansi terhadap aktivitas manajerial, yakni sbb :

1.        Konsistensi dalam elemen informasi yang berkaitan.

2.        Perlunya banyak waktu untuk informasi transaksi dan untuk pelaporan manajemen.

3.        Rincian salinan disiapkan sehingga dapat dipergunakan sebagai  laporan

4.        Berbagi data

Kelompok kedua tentang penggunaan database adalah untuk aktivitas manajerial dan ini yang terpenting, meliputi :

1.        Sistem intelijen

2.        Masalah-masalah manajemen khusus

3.        Model manajemen

4.        Tugas kunci sistem informasi.

Database dapat membantu para manajer dengan cara mengorganisasikan sistem informasi yang berkaitan dengan tugas utama manajemen

PENGELOLA DATABASE

Seorang spesialis informasi yang bertanggungjawab atas database disebut pengelola database (database administrator) atau DBA. Tugas DBA terbagi dalam empat area utama, yaitu :

1.           Perencanaan database, meliputi kerjasama dengan para manajer untuk mendefinisikan skema perusahaan dan dengan para pemakai untuk mendefinisikan subskema mereka. Selain itu DBA berperan penting dalam memilih perangkat keras dan perangkat lunak sistem manajemen database.

2.           Penerapan database, mencakup penciptaan database yang sesuai dengan spesifikasi DBMS yang dipilih, serta menetapkan dan menegakkan kebijakan dan prosedur penggunaan database.

3.           Operasi database, mencakup menawarkan program-program pendidikan bagi pemakai database, dan menyediakan bantuan saat diperlukan.

4.           Keamanan database, meliputi pemantauan kegiatan database.

KEUNTUNGAN DATABASE

1.        Mengurangi pengulangan data.

Jumlah total file dapat dikurangi, dibandingkan bila file-file komputer disimpan terpisah di tiap aplikasi komputer, dengan menghapus data duplikasi di berbagai file.

2.        Mencapai independensi data.

Spesifikasi data disimpan dalam skema daripada dalam tiap program aplikasi. Perubahan data dibuat pada struktur data tanpa mempengaruhi program yang mengakes data.

3.        Mengintegrasikan data dari beberapa file.

Saat file dibentuk sehingga menyediakan kaitan logis, organisasi fisik tidak lagi menjadi kendala. Organisasi logis, pandangan pemakai dan program aplikasi tidak harus tercermin pada medium penyimpanan fisik.

4.        Mengambil data dan informasi secara cepat.

Hubungan-hubungan logis, data manipulation language, query language memungkinkan pemakai mengambil data dalam hitungan detik atau menit.

5.        Meningkatkan keamanan.

Data yang dikelola oleh DBMS lebih aman daripada data lain dalam perusahaan, karena dalam DBMS menyertakan kata sandi atau bahasa sandi.

KELEMAHAN  DAN KENDALA DBMS

1.        Memperoleh perangkat lunak dan perangkat keras yang mahal.

DBMS mainframe masih sangat mahal. DBMS berbasis komputer mikro, walau biayanya hanya beberapa ratus dolar,d apat merupakan pengeluaran yang besar bagi perusahaan kecil.

2.        Kurangnya  ahli database.

DBMS memerlukan pengetahuan khusus agar dapat memanfaatkan kemampuannya secara penuh. Pengetahuan khusus ini paling baik disediakan oleh para pengelola database (DBA)

3.        Biaya pemrosesan data sangat tinggi